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participation à une Série de webinaires sur : « le Classement et archivage des documents »

L’institution du médiateur du royaume a pris part le 12 juillet 2022 à une Série de webinaires organisée par le Centre de Recherche des Ombudsmans africains (CROA) sur le thème : « Classement et archivage des documents ».

Suite au mot de bienvenu par Dr Vishal Surbun, maître de conférences, avocat et notaire public de la Haute Cour d’Afrique du sud, Mme Kholeka Gcaleka, avocate et protectrice du citoyen adjoint en Afrique du Sud, a pris la parole pour présenter le CROA ainsi que les missions qui lui sont dévolues. De même, elle a mis l’accent sur l’importance d’une bonne procédure de gestion des documents pour conserver et préserver la mémoire et l’histoire d’un pays, tout en soulignant le nécessité de se conformer aux paramètres législatifs et aux exigences d’ordre légal relatives au classement desdits documents.

Trois thèmes ont été abordés par les trois honorables intervenants, ci-après :

Mr Edouard Nduwimana, Ombudsman de la République de Burundi, a abordé les prescriptions internes légales et réglementaires en rapport avec les archives et le classement.

Sa présentation a soulevé l’attention – jugée irrégulière – accordée aux archives dans les pays africains, sans omettre de définir « archives » et l’importance que revêtent les archives considérées comme « témoin vivant de faits historiques ». Il a précisé qu’aucun développement n’est possible sans information, laquelle information est consignée dans les documents et archives.

Par ailleurs, il a procédé à une comparaison des règles régissant les archives dans quelques pays africains avant de démontrer le rôle des archives – garantes de l’Etat de droit – dans l’accomplissement de la fonction de l’Ombudsman.

Il a conclu son intervention avec quelques recommandations visant surtout à sensibiliser le gouvernement sur le rôle et l’importance des archives, et à la mise en place d’un système cohérent de gestion des documents et d’archivage.

Pour sa part, l’Ombudsman en chef de l’Ethiopie, Dr Endale Haile a focalisé son intervention sur la définition et le traitement des informations personnelles considérées comme données privées.

Les informations personnelles concernent tout identifiant direct ou indirect lié à l’individu ; ces informations requièrent – pour un souci de protection – des procédures spécifiques quant à leur traitement, contrairement aux informations publiques qui peuvent être facilement partagées.

Il a ajouté que la Constitution de l’Ethiopie, dans son article 26, reconnaît le droit à la vie privée comme un droit fondamental, de même qu’il a mentionné l’existence de plusieurs lois internationales relatives à la protection des informations et données personnelles.

A l’issu de sa présentation, il a émis quelques recommandations concernant l’harmonisation des lois internationales de protection des données personnelles ainsi que la création d’organismes indépendants pouvant protéger lesdites données.

La troisième intervention du Dr Aguinaldo Guedes da Costa, Médiateur adjoint de l’Angola a porté sur ce qui suit :

  • Le cadre de gestion des documents
  • La gestion des archives du médiateur
  • Les défis et les perspectives

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